Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ thuế khi làm freelancer hoặc kinh doanh nhỏ

Làm việc tự do hoặc kinh doanh nhỏ tại Mỹ cần hiểu rõ cách khai và chuẩn bị hồ sơ thuế. Bài viết hướng dẫn chi tiết quy trình, biểu mẫu cần biết và công cụ hỗ trợ.

Sống và làm việc tại Mỹ với hình thức làm freelancer hoặc điều hành kinh doanh nhỏ mang đến sự linh hoạt, nhưng cũng kéo theo trách nhiệm pháp lý – đặc biệt là việc khai báo và chuẩn bị hồ sơ thuế khi làm freelancer hoặc kinh doanh nhỏ. Việc chuẩn bị đúng cách không chỉ giúp bạn tránh bị phạt mà còn có thể tiết kiệm đáng kể chi phí thuế thông qua các khoản khấu trừ hợp pháp.

1. Freelancer và chủ kinh doanh nhỏ phải đóng thuế gì?

Tại Mỹ, người làm tự do và kinh doanh nhỏ không có khấu trừ thuế tự động như người làm công ăn lương. Do đó, bạn cần chủ động đóng các loại thuế sau:

• Thuế thu nhập liên bang (Federal Income Tax): Dựa trên lợi nhuận ròng.
• Thuế tự doanh (Self-Employment Tax): Gồm Social Security và Medicare – tổng cộng 15.3%.
• Thuế tiểu bang và địa phương (nếu có): Tùy từng bang quy định.

2. Bước 1: Theo dõi và ghi chép thu nhập – chi phí

Bạn cần theo dõi chính xác:

• Tổng thu nhập (qua hình thức 1099, PayPal, Zelle, Cash App…)
• Các khoản chi phí kinh doanh hợp lệ như: văn phòng phẩm, phần mềm, quảng cáo, thuê nhân công…

Sử dụng các công cụ như QuickBooks, Wave, hoặc Google Sheets để dễ dàng lưu trữ và phân loại giao dịch.

3. Bước 2: Chọn đúng biểu mẫu thuế

Phụ thuộc vào cách bạn đăng ký kinh doanh (sole proprietorship, LLC, v.v.) và tổng thu nhập, bạn có thể cần sử dụng một hoặc nhiều biểu mẫu sau:

• Schedule C (Form 1040): Báo cáo thu nhập và chi phí kinh doanh.
• Schedule SE: Tính thuế tự doanh.
• Form 1099-NEC: Nếu bạn thuê người làm việc và trả >$600.
• Form 8829: Khấu trừ chi phí văn phòng tại nhà.

4. Bước 3: Thanh toán thuế tạm thời (quarterly estimated taxes)

Nếu bạn dự kiến nợ thuế trên $1,000 vào cuối năm, bạn cần nộp thuế theo quý (Form 1040-ES). Lịch nộp thường là vào:

• 15/4 – quý I
• 15/6 – quý II
• 15/9 – quý III
• 15/1 năm sau – quý IV

5. Bước 4: Tối ưu thuế và khấu trừ hợp pháp

Một số khoản chi phí có thể giúp bạn giảm đáng kể số thuế phải nộp:

• Chi phí đi lại phục vụ công việc
• Internet, điện thoại dùng cho công việc
• Phần mềm kế toán, thiết bị văn phòng
• Bảo hiểm y tế tự mua
• Khấu hao thiết bị (depreciation)

Lưu ý: Bạn cần lưu giữ hóa đơn, ảnh chụp biên lai, và phân loại chi phí hợp lý. IRS có thể yêu cầu kiểm tra trong vòng 3-7 năm.

6. Các công cụ AI và trợ lý số hỗ trợ khai thuế

• TurboTax Self-Employed: Hướng dẫn chi tiết từng bước và hỗ trợ Schedule C.
• Keeper Tax: Tự động quét giao dịch ngân hàng và gợi ý khấu trừ.
• ChatGPT: Hỗ trợ bạn hiểu cách điền form thuế và gợi ý các khoản hợp lệ.

7. Kết luận

Việc làm freelancer hoặc điều hành kinh doanh nhỏ tại Mỹ đòi hỏi bạn phải chủ động và kỷ luật trong việc quản lý tài chính và thuế. Bằng cách nắm vững quy trình và sử dụng công cụ hỗ trợ, bạn không chỉ tránh được rủi ro pháp lý mà còn có thể tiết kiệm được nhiều khoản thuế đáng kể.

Tham khảo thêm các bài viết tại Trẻ Today để hiểu rõ hơn về tín dụng, tài chính và luật thuế khi sống và làm việc tại Mỹ.

Nếu bạn đang tìm kiếm khách hàng, đối tác, hoặc muốn quảng bá sản phẩm cho cộng đồng người Việt tại Mỹ, hãy truy cập Rao vặt Houston – kênh kết nối giao thương uy tín và miễn phí.